Die Aufträge stapeln sich, ständig klingelt das Telefon und niemals bleibt Zeit. Gerade Handwerkerinnen und Handwerker begegnen beim Zeitmanagement vielen Schwierigkeiten. Diese Tipps können auch Ihnen dabei helfen, Ihre Zeit effizienter zu nutzen.

Besonders für Handwerkerinnen und Handwerker ist Zeit zu einem absoluten Luxusgut geworden: Die Auftragsbücher der Handwerksbetriebe sind voll, Kundinnen und Kunden stehen Schlange. Gleichzeitig nehmen arbeitsintensive Abläufe, überflüssige Wege und vermeidbare Wartezeiten unnötig viel Zeit in Anspruch. Diese zehn Tipps können Ihnen dabei helfen, Zeitfresser in Ihrem Betriebsalltag zu finden und für mehr Ordnung am Arbeitsplatz, im Tagesablauf und im Kopf zu sorgen, um damit Zeit sparen.

Eins vorweg: Jeder Handwerksbetrieb funktioniert anders, eine Standardlösung gibt es nicht. Womöglich setzen Sie den einen oder anderen Tipp in dieser Liste bereits um. Hier finden sich jedoch bestimmt auch einige neue Impulse für ein besseres Zeitmanagement in Ihrem Arbeitsalltag.

1. Tagesablauf planen

Nur bei wenigen ist der Tagesablauf so perfekt durchorganisiert, dass sich darin keine Zeit sparen ließe. Das ist auch wichtig, denn nur so können Sie zum Beispiel auf kurzfristige Kundenanfragen oder bei Notfällen flexibel reagieren. Eine bedeutende Rolle spielen auch geregelte Pausen. Sie sorgen für Erholung und liefern Ihnen und Ihren Kolleginnen und Kollegen neue Energie für den Tag.

Ein guter Tagesablauf zeichnet sich also nicht dadurch aus, möglichst viele Aufgaben möglichst schnell erledigen zu können, sondern dadurch, den Fokus auf die wesentlichen Dinge zu richten. Setzen Sie sich für Ihren Tagesablauf also keine zu hohen Ziele, sondern bleiben Sie realistisch – das ist die Grundlage für ein strukturiertes und nachhaltiges Zeitmanagement.

2. Vorausdenken

Ein guter Start ins Wochenende kann vor allem dann gelingen, wenn Sie alle ausstehenden Aufgaben am Freitagabend loslassen können. Wie wäre es, wenn Sie den Plan für die kommende Woche noch am Feierabend festsetzen?

So versüßen Sie sich nicht nur den Wochenend-Beginn, sondern erleichtern auch den Start in die neue Woche. Dabei ist es unerheblich, ob Sie Ihren Wochenplan im Kopf, im Kalender oder mithilfe einer Software bzw. eines digitalen Tools erstellen. Doch denken Sie daran: Nicht alles ist so wichtig, dass man es aufschreiben muss.

3. Listen schreiben

Checklisten verschaffen Ihnen einen schnellen Überblick und erleichtern die Organisation Ihrer täglichen Arbeit. Schreiben Sie sich für jeden Morgen, bestenfalls sogar am Vorabend, eine Liste mit allen anfallenden Aufgaben, die Sie bzw. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angehen müssen.

Das hilft Ihnen nicht nur dabei, Ihren Arbeitstag zu strukturieren, sondern zeigt Ihnen auch, was Sie bereits am Tag erledigt haben. Sinnvoll sind auch Werkzeug-Checklisten, die Sie vor der Abfahrt zur Baustelle bzw. zur Kundin oder zum Kundin durchgehen können – so vergessen Sie nichts und sparen im Zweifelsfall wertvolle Fahrtzeit.

4. Routinen integrieren

Klar ist: Je routinierter Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten, desto leichter geht Ihnen die Arbeit von der Hand und desto schneller können Sie die Aufgabe erledigen. Gerade bei regelmäßig anfallenden Arbeiten, die Sie nicht gerne erledigen, bietet es sich daher an, Routinen zu integrieren.

Obwohl Sie der Arbeit nicht gerne nachgehen, wird es Ihnen schwerfallen, diese nicht zu erledigen. Darüber hinaus strukturieren Routinen standardmäßige Prozesse im Arbeitsalltag und verringern die Fehleranfälligkeit, etwa beim Packen des Werkzeugkoffers, beim Beladen des Transporters oder bei allmorgendlichen Absprachen mit Ihren Kolleginnen und Kollegen.

5. Lager strukturieren

Sind Werkzeuge und Materialien dort gelagert, wo Sie intuitiv zu finden sind? Sind Werkstoffe und dazugehörige Arbeitsgeräte am selben Ort untergebracht? Müssen andere Materialien erst weggeräumt werden, ehe das Gewünschte erreichbar ist? Wer sein Lager bzw. seine Werkbank sinnvoll strukturiert und in Ordnung hält, erspart sich und seinen Kolleginnen und Kollegen nicht nur Zeit, sondern auch unnötigen Ärger.

Beschriften Sie Regalfächer und sorgen Sie dafür, dass häufig benötigte Werkzeuge und Materialien gut erreichbar sind. So finden Ihre Kolleginnen und Kollegen in kürzester Zeit alles, was sie für den Tag benötigen. Digitale Warenwirtschaftssysteme können Ihnen dabei helfen, den Überblick über Ihren Lagerbestand zu behalten.

6. Unnötige Wege sparen

Auch im Lager sollten Sie Routinen etablieren. Das „Touch Once“-Prinzip kann Ihnen dabei helfen, Ordnung zu halten. Das Credo hierbei: Was einmal in die Hand genommen wird, wird gleich erledigt. Wenn Ihnen zum Beispiel etwas auf dem Weg ins Lager oder in die Werkstatt begegnet, was dorthin gehört, dann klemmen Sie es sich unter den Arm und räumen Sie es an den entsprechenden Ort.

Sensibilisieren Sie auch Ihre Kolleginnen und Kollegen dafür. Das mag banal klingen: Wenn es Ihnen jedoch gelingt, solche Routinen in den Arbeitsalltag zu integrieren, erspart dies nicht nur langes Aufräumen nach Feierabend, sondern erleichtert auch den Arbeitsalltag.

7. Baustelle vorbereiten

Wer Zeit sparen will, sollte vor allem auf gut organisierte Abläufe achten. Eine gute Baustellenvorbereitung ist hierbei das A und O. Platzieren Sie Werkzeuge, Materialien und Arbeitsgeräte in der Reihenfolge der Arbeitsprozesse.

Das spart nicht nur Zeit, sondern bringt auch Ordnung in den Arbeitsablauf. Für Chefs gilt: Wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits alle wichtigen Arbeitsanweisungen vorab erhalten haben. Das erspart zeitaufwändige Rückfragen und reduziert die Fehleranfälligkeit auf der Baustelle.

Unser Tipp: Fragen Sie doch einfach mal Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wie Sie ihren Arbeitsalltag etwas erleichtern und verbessern könnten. Ist das Lager sinnvoll organisiert? Stehen benötigte Werkzeuge für den Auftrag sichtbar bereit? Wie könnten Arbeitsroutinen vereinfacht werden?

8. Prioritäten setzen

Die Auftragsbücher der Handwerkerinnen und Handwerkers sind brechend voll: Dabei sind alle Aufgaben dringlich und sollten am besten sofort erledigt werden. Im Arbeitsalltag mit unzähligen Kundinnen und Kunden und vielfältigen Aufträgen kann hier schnell der Überblick verloren gehen. Hier gilt es klare Prioritäten zu setzen. Trotz aller Prioritäten gilt zugleich das „Touch Once“-Prinzip: Wenn Ihnen eine kleine Aufgabe begegnet, für die Sie ausreichend Zeit haben, erledigen Sie diese bestenfalls sofort – verlieren Sie sich jedoch nicht darin (siehe: Punkt 9).

Unser Tipp: Das sogenannte Eisenhower-Prinzip kann Ihnen eine Hilfe sein, Aufgaben zu priorisieren. Bei dieser Methode werden alle Aufgaben in einer 2x2-Matrix in die Kategorien „dringend“ und „wichtig“ bzw. bzw. „nicht dringend“ und „nicht wichtig“ eingeordnet. Während wichtige Tätigkeiten Sie bei Ihren Zielen weiterbringen, sind dringende Aufgabe dadurch charakterisiert, dass sie zeitnah erledigt werden müssen. Unwichtige und nicht dringende Erledigungen können Sie zunächst getrost von der Liste streichen. Vorrang haben alle wichtig-dringenden Aufträge, gefolgt von den nicht wichtigen aber dringenden Aufgaben. Tätigkeiten, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind, stellen eine besondere Herausforderung dar: Sie werden gerne weitergeschoben, bis sie schließlich drängen. Um nicht irgendwann in Stress zugeraten, ist es daher ratsam, die Aufgaben in einem Freiraum Ihrer Tages- bzw. Wochenplanung zu erledigen (siehe: Punkt 1).

9. Fokussieren

Einer der größten Zeitfresser im Arbeitsalltag ist die Ablenkung: Mal klingelt das Telefon, mal hat eine Kollegin oder ein Kollege eine Frage. Mit jeder Unterbrechung müssen Sie sich neu in Ihre Aufgabe einfinden und verlieren dabei wertvolle Zeit.

Deshalb gilt: Blocken Sie Zeit für wichtige, anspruchsvolle Aufgaben. Schirmen Sie sich ab, machen Sie die Tür hinter sich zu und stellen Sie Ihr Mobiltelefon auf lautlos. Nur, wenn Sie unterbrechungsfrei arbeiten können, wird es Ihnen gelingen, Ihre Aufgabe konzentriert und effizient zu erledigen.

10. Aufgaben abgeben

Wenn eine Tätigkeit besonders zeitaufwendig ist oder jemand anderes eine Aufgabe schneller und besser erledigen kann als Sie, geben Sie diese ab. Durch geschicktes Delegieren halten Sie sich Ihren Kopf und Rücken frei und haben genügend Zeit für Ihre eigentlichen unternehmerischen Aufgaben.

Für Chefs gilt: Übertragen Sie mehr Verantwortung an langjährige oder erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, etwa bei Abnahmen oder Kundengesprächen. Auch eine Arbeitskraft im Büro, die sich um die Verwaltung und Buchhaltung kümmert, kann nicht nur Zeit, sondern auch Kosten sparen.