Allgemeine Datenschutzhinweise der WILO SE

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die WILO SE und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich nach dem abgeschlossenen Vertragsverhältnis oder sonstigen vereinbarten Dienstleistungen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle ist:

WILO SE
Nortkirchenstr. 100
44263 Dortmund
Telefon: +49 231 4102-0
Fax: +49 231 4102-7575
E-Mail-Adresse: wilo@wilo.com

Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragte unter:

WILO SE
Datenschutzbeauftragte
Nortkirchenstr. 100

44263 Dortmund
Telefon: +49 231 4102-6161
E-Mail-Adresse: datenschutz@wilo.com

Nutzung der Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Kunden, Lieferanten oder sonstigen Dritten erhalten. Zudem verarbeiten wir, soweit es für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist, personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quelle (z.B. Internet) in zulässiger Weise gewinnen oder die uns von anderen Unternehmen der Wilo Gruppe oder sonstigen Dritten berechtigt übermittelt werden.

Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten von Ansprechpartnern der Kunden, Lieferanten oder sonstigen Dritten). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z.B. Bestellungen oder Zahlungsinformationen), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Geburtsjahr), Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. bei Kreditprüfungen), Werbe- und Vertriebsdaten (inkl. Werbescores), Dokumentationsdaten (z.B. Beratungsprotokolle) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erbringung unserer Handelsgeschäfte und Servicedienstleistungen im Rahmen der Durchführung unserer Verträge mit unseren Kunden, Lieferanten oder sonstigen Dritten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen. Die Zwecke der Verarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Produkt (z.B. Warenlieferung, Beratung, Serviceleistungen) und können unter anderem Bedarfsanalysen, Beratung sowie die Durchführung von Transaktionen umfassen. Die weiteren Einzelheiten zu den Datenverarbeitungszwecken können Sie den maßgeblichen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.

Im Rahmen der Interessensabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten:

• Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache,

• Werbung oder Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben,

• Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten,

• Konsultationen und Datenaustausch mit Auskunfteien (z.B. SCHUFA) zur Ermittlung von Bonitäts- und Ausfallrisiken,

• Risikosteuerung in der Wilo Gruppe,

• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,

• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Unternehmens,

• Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts und zur Sammlung von Beweismitteln bei Einbruch oder Diebstahl sowie weitere Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts,

• Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen),

• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten

Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.

B. Newsletterversand, Auswertung von Kaufverhalten für Marketingzwecke) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)

Zudem unterliegen wir als internationales Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Steuergesetze, Geldwäschegesetze). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Kreditwürdigkeitsprüfung, die Identitätsprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken in der Unternehmensgruppe.

Empfänger der Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT- Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Inkasso, Beratung und Consulting sowie Vertrieb und Marketing.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens ist zunächst zu beachten, dass alle unsere Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, auf das Datengeheimnis und die Verschwiegenheit verpflichtet sind.

Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten oder Sie eingewilligt haben. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

• Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.

• Andere Unternehmen, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln (je nach Vertrag z. B. Katalogversand, Auskunfteien, etc.).

• Andere Unternehmen im Konzern zur Risikosteuerung aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Verpflichtung.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

Übermittlung der Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet statt, soweit

• es zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich ist (z. B. Produktionsaufträge),

• es gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten) oder

• Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

Darüber hinaus übermittelt Wilo keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder internationale Organisationen. Wilo nutzt aber für bestimmte Aufgaben Dienstleister, die meistens ebenfalls Dienstleister nutzen, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentren in einem Drittstaat haben können. Eine Übermittlung ist zulässig, wenn die Europäische Kommission entschieden hat, dass in einem Drittstaat ein angemessenes Schutzniveau besteht (Art. 45 DSGVO). Hat die Kommission keine solche Entscheidung getroffen, darf Wilo oder der Dienstleister personenbezogene Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation nur übermitteln, sofern geeignete Garantien vorgesehen sind (z. B. Standarddatenschutzklauseln, die von der Kommission oder der Aufsichtsbehörde in einem bestimmten Verfahren angenommen werden) und durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen. Wilo hat mit diesen Dienstleistern vertraglich vereinbart, dass mit deren Vertragspartnern immer Grundlagen zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus abgeschlossen werden.

Speicherdauer der Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete

– Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, z.B. das Handelsgesetzbuch (HGB). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre.

• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Datenschutzrechte

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Widerrufsrechte

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:

WILO SE
Datenschutzbeauftragte
Nortkirchenstr. 100

44263 Dortmund

Bereitstellung von Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in einigen Fällen nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen.

Profiling

Wir verarbeiten teilweise Ihre Daten automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Wir setzen Profiling beispielsweise ein, um Sie zielgerichtet über Produkte informieren und beraten zu können. Dafür setzen wir Auswertungsinstrumente auf unseren Webpages ein. Diese ermöglichen eine bedarfsgerechte Kommunikation und Werbung einschließlich Markt- und Meinungsforschung.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Kinder

Kinder sollten ohne Zustimmung der Eltern oder der Aufsichtsperson keine personenbezogenen Daten an Wilo übermitteln. Wilo legt allen Eltern und Aufsichtspersonen nahe, ihre Kinder in den sicheren und verantwortungsbewussten Umgang mit personenbezogenen Daten – speziell im Internet – einzuweisen. Wilo wird jedenfalls nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern sammeln oder in irgendeiner Weise verwenden oder Dritten gegenüber unberechtigt offenlegen.

Stand Mai 2018

Wir weisen darauf hin, dass diese Erklärung in der Zukunft aufgrund gesetzlicher oder sonstiger Anforderungen ergänzt oder abgeändert werden kann. Bitte informieren Sie sich daher regelmäßig über den aktuellen Stand.