Explications sur la protection de données WILO SA

Avec les informations ci-après, nous souhaitons vous donner un aperçu du traitement de vos données à caractère personnel par WILO SE ainsi que vos droits en vertu de la loi relative à la protection des données. Le type de données traitées en détail et la façon dont elles sont utilisées dépendent de la relation contractuelle conclue ou des autres services convenus.

Responsable du traitement

Wilo sa
Avenue de Rusatira 2
1083 Ganshoren
Téléphone : +32 2 482 33 33
Fax: +32 2 482 33 30
Adresse e-mail : info.be@wilo.com

Délégué local à la conformité

WILO sa
Local Compliance Officer
Avenue de Rusatira 2
1083 Ganshoren
Téléphone : +32 497 05 52 53
Adresse e-mail : data-privacy.be@wilo.com

Utilisation des données

Nous traitons les données à caractère personnel que nous recevons de la part de nos clients, de nos fournisseurs et d'autres tiers dans le cadre de notre relation commerciale. Si la fourniture de nos services le requiert, nous traitons également les informations personnelles que nous obtenons de manière autorisée auprès de sources publiquement disponibles (comme l'internet) ou qui nous sont fournies par d'autres sociétés du Groupe Wilo ou de tiers.

Les données à caractère personnel pertinentes sont des détails personnels (nom, adresse et autres coordonnées des personnes de contact des clients, fournisseurs ou autres tiers). De plus, elles peuvent aussi comprendre des données de commande (p. ex. des informations relatives aux commandes ou paiements), données provenant du respect de nos obligations contractuelles (p. ex. vérification de crédit), données publicitaires et de ventes, données de documentation (p. ex. protocoles de consultation) et autres données comparables aux catégories précitées.

Finalité du traitement

Nous traitons les données à caractère personnel conformément aux dispositions de Règlement général européen sur la protection des données (RGPD) et de la loi belge sur la protection des données personnelles du 30 juillet 2018.

Respect des obligations contractuelles (article 6, paragraphe 1, point b du RGPD)

Le traitement des données est effectué pour la fourniture de nos transactions et services commerciaux dans le cadre de l'exécution de nos contrats avec nos clients, fournisseurs et autres tiers, ou pour exécuter des mesures contractuelles sur demande. La finalité du traitement tient compte du produit spécifique (p. ex. livraison de produits, conseils, services) et peut comprendre l'analyse des besoins, la consultation et l'exécution de transactions. D'autres informations concernant les finalités du traitement des données sont disponibles dans les documents et conditions générales contractuels pertinents.

Dans le cadre de la pondération des intérêts (article 6, paragraphe 1, point f du RGPD)

Si nécessaire, nous traitons vos données au-delà de la finalité réelle du contrat en vue de protéger nos intérêts légitimes ou ceux de tiers :

• examen et optimisation des procédures d'analyse des exigences pour une approche directe des clients,
• constitution de relations solides et durables avec les clients, les fournisseurs et les tiers grâce à une communication efficace, garantissant ainsi la transparence,
• publicité ou étude de marché et sondage d'opinion, à condition que vous ne vous opposiez pas à l'utilisation de vos données,
• mesures relatives au contrôle de l'entreprise et au développement ultérieur des services et produits,
• consultation et échange de données avec des bureaux de crédit (p. ex. SCHUFA) pour identifier les risques de crédits et de défauts,
• gestion des risques au sein du Groupe Wilo,
• revendications juridiques et défense lors de litiges juridiques,
• maintien de la sécurité et des opérations TI de la société,
• vidéosurveillance pour protéger les droits des bâtiments et recueillir des preuves en cas de cambriolage ou de vol, ainsi que des mesures supplémentaires pour protéger les droits des bâtiments,
• mesures relatives à la sécurité des bâtiments et usines (p. ex. contrôle d'accès),
• prévention des infractions pénales et enquêtes en la matière
• Entreprises dans un pays voisin
• Projets internationaux

Sur la base de votre consentement (article 6, paragraphe 1, alinéa a du RGPD)

Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel pour des finalités spécifiques (p. ex. traitement de la newsletter, évaluation du comportement d'achat à des fins marketing, enregistrement sur des applications et portails, participation à des enquêtes), la légalité d'un tel traitement est basée sur votre consentement. Vous pourrez révoquer à tout moment votre consentement. La révocation du consentement n'affecte pas la légalité des données que nous avons traitées avant ladite révocation.

En raison d'exigences légales (article 6, paragraphe 1, point c du RGPD) ou pour l'intérêt public (article 6, paragraphe 1, point e du RGPD)

En tant que société internationale, nous sommes soumis à diverses obligations légales, c.-à-d. à des exigences légales (par exemple, loi relative au blanchiment d'argent, lois fiscales). Les finalités du traitement comprennent p. ex. la vérification de crédits, la vérification d'identités, la prévention des fraudes et du blanchiment d'argent, ainsi que l'évaluation et la gestion des risques au sein du Groupe.

Destinataires des données

Au sein de notre organisation, seules les entités/fonctions nécessitant vos données pour satisfaire à des obligations contractuelles et légales y ont accès. Nos fournisseurs de services et auxiliaires d'exécution sont également susceptibles de recevoir vos données à de telles finalités. Il peut s'agir de sociétés issues des secteurs liés aux services TI, à la logistique, aux services d'impression, aux télécommunications, au recouvrement de dettes, à la consultation, ainsi qu'aux ventes et au marketing.

Pour ce qui est du transfert de données à des destinataires extérieurs à notre société, tous nos employés travaillant avec des données à caractère personnel assurent la confidentialité de ces données et connaissent toutes les réglementations pertinentes en matière de protection des données.

Nous ne transmettons des informations à votre sujet que si la loi l'exige ou si vous y consentez. Sous ces conditions, les destinataires possibles de données à caractère personnel sont les suivants :

• Organismes publics et institutions publiques (p. ex. autorités fiscales, agences de maintien de l'ordre) dans le cas d'une obligation légale ou réglementaire.
• Sociétés tierces ou sociétés au sein du Groupe à qui nous transmettons vos informations personnelles en vue de mener la relation commerciale qui nous lie avec vous (en fonction du contrat, p. ex. envoi de catalogues, organismes de crédit, etc.).
• Autres sociétés au sein du Groupe pour la gestion des risques en raison d'une obligation statutaire ou réglementaire.

Autres destinataires de données auxquels vous avez consenti que nous soumettions vos données.

Transmission des données vers un pays tiers ou une organisation internationale

Un transfert de données vers des bureaux situés dans des pays en dehors de l'Union européenne (les pays tiers) est effectué, à condition

• que cela soit nécessaire pour l'exécution de vos commandes (p. ex. envoi de catalogues, commandes de production ou de service),
• que cela soit exigé par la loi (p. ex. obligations de déclaration fiscale) ou
• que nous soyons légalement autorisés de le faire (p. ex. en raison du consentement que vous nous avez donné ou d'un intérêt légitime de notre part)

De plus, Wilo ne soumet aucune donnée à caractère personnel à des pays tiers ou des organisations internationales. Cependant, Wilo fait appel à des fournisseurs de services pour certaines tâches, la plupart desquels recourent également à des fournisseurs de services dont le siège social, la société mère ou le centre de données est situé dans un pays tiers. La Commission européenne a décidé qu'un transfert est autorisé si un niveau de protection adéquat existe dans un pays tiers (article 45 du RGPD).

Si la Commission n'a pas pris une telle décision, Wilo ou le fournisseur de services ne peut transférer des données à caractère personnel à un pays tiers ou à une organisation internationale qui prévoit des mesures de sauvegarde appropriées (p. ex. clauses standard en matière de protection des données adoptées par la Commission ou l'autorité de contrôle dans le cadre d'une procédure spécifique), et si des droits applicables et recours efficaces sont fournis. Wilo a convenu avec ces fournisseurs de services, en vertu d'un contrat, que leurs principes fondamentaux en matière de protection des données soient toujours conformes au niveau européen de protection des données.

Remarque : En ce qui concerne le transfert de données aux États-Unis, l'usage continu des clauses contractuelles types et des règles d'entreprise contraignantes ne peut garantir que l'échange de données avec les États-Unis soit protégé par le RGPD ou exempt de toute poursuite en raison de la jurisprudence actuelle de la Cour de justice des Communautés européennes.

Durée de conservation

Nous traitons et conservons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles et légales. Veuillez noter que notre relation commerciale est une créance à long terme prévue pour plusieurs années. Si les données ne sont plus nécessaires pour la réalisation de nos obligations contractuelles ou légales, elles sont alors régulièrement supprimées, à moins que leur traitement temporaire ne soit requis pour les finalités suivantes : • Satisfaction des exigences commerciales et de retenue d'impôts. La durée de conservation et de documentation s'étend de sept à dix ans.

• Conservation de preuves pendant le délai de prescription légal.

Droits en matière de vie privée

Chaque personne concernée dispose du droit d'information en vertu de l'article 15 du RGPD, du droit de correction en vertu de l'article 16 du RGPD, du droit d'effacement en vertu de l'article 17 du RGPD, du droit de limitation du traitement en vertu de l'article 18 du RGPD, du droit d'opposition en vertu de l'article 21 du RGPD et du droit à la portabilité des données en vertu de l'article 20 du RGPD. En ce qui concerne le droit d'information et le droit de suppression, la loi belge sur la protection des données personnelles du 30 juillet 2018 s’applique. De plus, un droit de recours auprès d'une autorité de contrôle compétente en matière de protection des données est prévu (article 77 du DSGVO).

Vous pouvez révoquer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel à tout moment. Ce droit s'applique également à la révocation des déclarations de consentement fournies par nos soins avant la validité du Règlement général sur la protection des données, c.-à-d. avant le 25 mai 2018. Veuillez noter que toute révocation n'a qu'un effet prospectif. Le traitement effectué avant la révocation n'est aucunement affecté.

Droits d'opposition

Droit d'opposition en fonction des cas

Vous avez le droit à tout moment, pour des raisons découlant de votre situation particulière, d'empêcher le traitement de vos données à caractère personnel, au titre de l'article 6, paragraphe 1, alinéa e du RGPD (Traitement de données dans l'intérêt public) et de l'article 6, paragraphe 1, point f du RGPD (Traitement de données fondé sur l'équilibre des intérêts).

Si vous vous y opposez, nous ne traiterons plus vos informations personnelles à moins que nous puissions établir qu'il existe des motifs légitimes et impérieux de les traiter qui l'emportent sur vos intérêts, droits et libertés, ou que le traitement vise à faire valoir, exercer ou défendre des actions en justice.

Droit de s'opposer au traitement de données à des fins de marketing direct

Nous traitons vos données à caractère personnel dans de façon individuelle pour vous envoyer du courrier directement. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à de telles fins publicitaires à tout moment. Si vous vous opposez au traitement de vos données à des fins de marketing direct, nous cesserons de traiter vos données à caractère personnel à ces fins. L'opposition peut se faire sans motif et doit être adressée au Délégué à la protection des données du Responsable du traitement mentionné plus haut.

Fourniture de données

Dans le cadre de notre relation commerciale, vous devez fournir les informations personnelles requises pour conclure une relation commerciale et exécuter les obligations contractuelles qui y sont liées, ou celles que nous sommes légalement contraints de collecter. Sans ces informations, il se peut que nous soyons dans l'incapacité de conclure ou d'exécuter le contrat avec vous.

Enfants

Les enfants ne doivent communiquer aucune information personnelle à Wilo sans l'autorisation d'un parent ou d'un tuteur. Wilo conseille à tous les parents et tuteurs d'enseigner à leurs enfants une utilisation sûre et responsable de leurs informations personnelles, en particulier sur Internet. Dans tous les cas, Wilo ne collectera, n'utilisera ou de divulguera pas d'une autre manière les informations permettant d'identifier personnellement des enfants, de quelque manière que ce soit.

À partir de décembre 2020

Veuillez noter que la présente déclaration peut être complétée ou modifiée à l'avenir en raison d'exigences légales ou autres. Veuillez la consulter régulièrement.