Verduidelijking van gegevensbescherming WILO NV

Met de volgende informatie willen we u een overzicht geven van de verwerking van uw persoonsgegevens door WILO NV en uw rechten op grond van de wet op de gegevensbescherming. Welke gegevens in detail worden verwerkt en hoe ze worden gebruikt, is afhankelijk van de afgesloten contractuele relatie of andere overeengekomen diensten.

Verwerkingsverantwoordelijke

WILO nv
Rusatiralaan 2
1083 Ganshoren
Telefoon: +32 2 482 33 33
Fax: +32 2 482 33 30
E-mailadres: info.be@wilo.com

Lokale compliance officer

WILO NV
Local Compliance Officer
Rusatiralaan 2
1083 Ganshoren
Telefoon: +32 497 05 52 53
E-mailadres: data-privacy.be@wilo.com

Gebruik van de gegevens

We verwerken persoonsgegevens die we ontvangen van onze klanten, leveranciers of andere derden in het kader van onze zakelijke relatie. Als het nodig is voor de levering van onze diensten, verwerken we ook persoonlijk identificeerbare informatie die we op een toelaatbare manier verkrijgen van publiek beschikbare bronnen (zoals het internet) of die aan ons verstrekt worden door andere bedrijven van de Wilo-groep of andere derden.

Relevante persoonsgegevens zijn persoonsgegevens (naam, adres en andere contactgegevens van contactpersonen van klanten, leveranciers of andere derden). Hiertoe behoren ook bestelgegevens (bijv. bestellingen of betalingsinformatie), gegevens uit de nakoming van onze contractuele verplichtingen, informatie over de financiële situatie (bijv. kredietcontroles), reclame- en verkoopgegevens, documentatiegegevens (bijv. raadplegingsprotocollen) en andere gegevens die vergelijkbaar zijn met de hierboven genoemde categorieën.

Doelstelling van de verwerking

We verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van de Europese Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming (AVG) en de Belgische wet bescherming persoonsgegevens van 30 juli 2018.

Nakoming van contractuele verplichtingen (artikel 6, lid 1, lit. b) AVG)

De gegevensverwerking vindt plaats om onze commerciële transacties en diensten in het kader van de uitvoering van onze contracten met onze klanten, leveranciers of andere derden uit te voeren of om precontractuele maatregelen op verzoek uit te voeren. Het doel van de verwerking is gericht op het specifieke product (bijv. levering van goederen, advies, diensten) en kan de analyse van de behoeften, het advies en de uitvoering van de transactie omvatten. Verdere details over de doeleinden van de gegevensverwerking zijn te vinden in de relevante contractdocumenten en voorwaarden.

Belangenafweging (artikel 6, lid 1, lit. f AVG)

Indien nodig verwerken we uw gegevens buiten de eigenlijke uitvoering van het contract om, ter bescherming van onze gerechtvaardigde belangen of van die van derden:

  • controle en optimalisering van de procedures voor behoeftenanalyse in het kader van de directe klantbenadering,
  • sterke en duurzame relaties met klanten, leveranciers en derden opbouwen door efficiënte communicatie; een hoge mate van transparantie waarborgen,
  • reclame of markt- en opinieonderzoek, zolang u geen bezwaar gemaakt hebt tegen het gebruik van uw gegevens,
  • maatregelen voor business control en de verdere ontwikkeling van diensten en producten,
  • overleg en gegevensuitwisseling met kredietbureaus (bijv. SCHUFA) om krediet- en debiteurenrisico's te identificeren,
  • risicobeheer binnen de Wilo-groep,
  • juridische claims doen gelden en verweer voeren in juridische geschillen,
  • de IT-veiligheid en de IT-werkzaamheden van het bedrijf waarborgen,
  • videobewaking om de toegangsrechten tot de gebouwen te waarborgen en om bewijsmateriaal te verzamelen in geval van inbraak of diefstal, alsmede verdere maatregelen om de toegangsrechten tot de gebouwen te waarborgen,
  • maatregelen voor de veiligheid van gebouwen en installaties (bijv. toegangscontrole),
  • preventie van en onderzoek naar strafbare feiten.
  • Grensoverschrijdende bedrijven
  • Internationale projecten

Gebaseerd op uw toestemming (artikel 6, lid 1, lit. a AVG)

Indien u toestemming gegeven hebt voor de verwerking van persoonsgegevens voor specifieke doeleinden (bijv. nieuwsbrieven, evaluatie van aankoopgedrag voor marketingdoeleinden, registratie in applicaties en portalen, deelname aan enquêtes), is de rechtmatigheid van deze verwerking gebaseerd op uw toestemming. Een gegeven toestemming kan te allen tijde voor de toekomst herroepen worden. De herroeping van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de gegevens die verwerkt zijn voordat de herroeping plaatsvond.

Als gevolg van wettelijke vereisten (artikel 6, lid 1, lit. c AVG) of in het algemeen belang (artikel 6, lid 1, lit. e AVG)

Als internationaal bedrijf zijn we onderworpen aan verschillende wettelijke verplichtingen, d.w.z. wettelijke vereisten (bijvoorbeeld witwaswetgeving, belastingwetgeving). Verwerkingsdoeleinden zijn onder meer kredietcontrole, identiteitsverificatie, fraude en preventie van witwaspraktijken, evenals de evaluatie en het beheer van risico's binnen de groep.

Ontvangers van gegevens

Binnen onze organisatie krijgen alleen die entiteiten/functies toegang tot uw gegevens, die ze nodig hebben om aan contractuele en wettelijke verplichtingen te voldoen. Onze dienstverleners en plaatsvervangers kunnen voor deze doeleinden ook gegevens ontvangen. Dit kunnen bedrijven zijn in de categorieën IT-services, logistiek, printservices, telecommunicatie, incasso, advies en sales en marketing.

Met betrekking tot de gegevensoverdracht aan ontvangers buiten ons bedrijf, houden al onze medewerkers die met persoonsgegevens werken zich aan de geheimhouding en vertrouwelijkheid van gegevens en zijn ze op de hoogte van alle relevante regelgeving op het gebied van gegevensbescherming.

We geven alleen informatie over u door, indien dit wettelijk verplicht is of indien u hiermee instemt. Onder deze voorwaarden kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan volgende ontvangers:

  • Overheidsinstanties en -instellingen (bijv. belastingautoriteiten, wetshandhavings-instanties) indien hiervoor een wettelijke of reglementaire verplichting geldt.
  • Andere bedrijven of bedrijven in de groep aan wie we persoonsgegevens verstrekken om de zakelijke relatie met u te onderhouden (afhankelijk van het contract, bijv. catalogusmailing, kredietagentschappen enz.).
  • Andere bedrijven in de Groep voor het beheer van risico's als gevolg van wettelijke of reglementaire verplichtingen.

Voor de andere ontvangers van gegevens moet u ons toestemming tot overdracht hebben gegeven.

Gegevensoverdracht aan een derde land of aan een internationale organisatie

Een gegevensoverdracht naar kantoren in landen buiten de Europese Unie (zogenaamde derde landen) vindt plaats, voor zover

  • het noodzakelijk is om uw bestellingen uit te voeren (bijv. catalogusverzending, productie of servicebestellingen),
  • het wettelijk verplicht is (bijv. fiscale rapportageverplichtingen) of
  • we wettelijk bevoegd zijn om dit te doen (bijv. omdat u ons uw toestemming gegeven hebt of omdat er een legitiem belang bij ons is).

Daarnaast verstrekt Wilo geen persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties. Wilo maakt voor bepaalde taken echter gebruik van dienstverleners, die zelf vaak ook een beroep doen op dienstverleners die hun hoofdkantoor, moederbedrijf of datacentrum in een derde land hebben. De Europese Commissie heeft beslist dat een overdracht toegestaan is als er in een derde land een adequaat beschermingsniveau bestaat (artikel 45 AVG).

Als de Commissie hiertoe niet heeft beslist, mag Wilo of de dienstverlener alleen persoonsgegevens doorgeven aan een derde land of aan een internationale organisatie die passende waarborgen biedt (bijvoorbeeld standaardclausules inzake gegevensbescherming die de Commissie of de toezichthoudende autoriteit in een specifieke procedure heeft aangenomen) en als er afdwingbare rechten en doeltreffende rechtsmiddelen geboden worden. Met deze dienstverleners is Wilo contractueel overeengekomen dat hun grondbeginselen van gegevensbescherming altijd in overeenstemming moeten zijn met het Europese gegevensbeschermingsniveau.

Opmerking: Voor een gegevensoverdracht naar de VS kan de verdere toepassing van contractuele standaardclausules en bindende bedrijfsvoorschriften niet garanderen dat de gegevensuitwisseling naar de Verenigde Staten beschermd wordt op grond van de AVG of gevrijwaard is voor vervolging in het kader van de huidige rechtspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie.

Opslagduur

We verwerken en bewaren uw persoonlijke informatie zo lang als nodig is voor de naleving van onze contractuele en wettelijke verplichtingen. Gelieve te noteren dat onze zakelijke relatie op lange termijn loopt en ontworpen is voor een jarenlange toepassing.

Indien de gegevens niet meer nodig zijn voor de nakoming van contractuele of wettelijke verplichtingen, worden ze regelmatig gewist, tenzij de tijdelijke verwerking ervan noodzakelijk is voor de volgende doeleinden:

  • Vervulling van commerciële en fiscale bewaarplichten. De termijnen voor opslag en documentatie zijn zeven tot tien jaar.
  • Bewaring van bewijsmateriaal binnen de wettelijke verjaringstermijn.

Privacyrechten

Elke betrokkene heeft het recht van inzage krachtens artikel 15 van de AVG, het recht op rectificatie krachtens artikel 16 AVG, het recht op wissing krachtens artikel 17 AVG, het recht op beperking van de verwerking krachtens artikel 18 AVG, het recht om bezwaar te maken krachtens artikel 21 AVG en het recht op overdraagbaarheid van gegevens krachtens artikel 20 AVG. Met betrekking tot het recht van inzage en het recht op wissing is de Belgische wet bescherming persoonsgegevens van 30 juli 2018 van toepassing.
Daarnaast is er een recht van beroep bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (artikel 77 AVG).

U kunt uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens te allen tijde herroepen. Dit geldt ook voor de intrekking van toestemmingsverklaringen die ons vóór de geldigheid van de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming, d.w.z. vóór 25 mei 2018, verstrekt zijn. Houd er rekening mee dat de herroeping alleen werkt voor de toekomst. De verwerking die vóór de herroeping plaatsgevonden heeft, wordt niet beïnvloed.

Recht van bezwaar

Casusspecifiek recht van bezwaar

U hebt te allen tijde het recht om, vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen, de verwerking van uw persoonsgegevens te voorkomen, krachtens artikel 6, lid 1, lit. e van de AVG (gegevensverwerking in het algemeen belang) en artikel 6, lid 1, lit. f van de AVG (gegevensverwerking op basis van een belangenafweging).

Indien u bezwaar maakt, zullen we uw persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij we dwingende en gerechtvaardigde redenen voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking gebeurt met het oog op het doen gelden, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

Recht van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing

In individuele gevallen verwerken we uw persoonsgegevens om direct mail te verzenden. U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens ten behoeve van dergelijke reclame. Indien u bezwaar maakt tegen de verwerking voor direct marketing zullen we uw persoonsgegevens niet meer verwerken voor deze doeleinden. Het bezwaar kan in vrije vorm gericht worden tot de hierboven vermelde functionaris voor gegevensbescherming bij Wilo.

Verstrekking van gegevens

Als onderdeel van onze zakelijke relatie moet u die persoonlijke informatie verstrekken die nodig is om een zakelijke relatie aan te gaan en de contractuele verplichtingen na te komen, of die we wettelijk verplicht zijn te verzamelen. Zonder deze informatie kunnen we in sommige gevallen het contract met u niet afsluiten of uitvoeren.

Kinderen

Kinderen mogen geen persoonlijke informatie aan Wilo verstrekken zonder toestemming van de ouder of voogd. Wilo moedigt alle ouders en voogden aan om hun kinderen te leren op een veilige en verantwoorde wijze met persoonlijke informatie om te gaan, vooral op het internet. In ieder geval zal Wilo op geen enkele wijze bewust persoonlijk identificeerbare informatie over kinderen verzamelen, gebruiken of op andere wijze openbaar maken.

Vanaf december 2020

Houd er rekening mee dat deze verklaring in de toekomst aangevuld of gewijzigd kan worden als gevolg van wettelijke of andere vereisten. Informeer uzelf regelmatig over de status.