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07.04.2022

#ZUKUNFTSMUSIK

Computer Aided Facility Management – wie geht das?

MSR Plan

Im Facility Management geht es um die Bewirtschaftung und Verwaltung von Gebäuden und deren technischen Anlagen. Zu den klassischen Aufgaben gehören Instandhaltung, Reinigung oder Flächenmanagement. Mithilfe von Computer Aided Facility Management (CAFM) werden Arbeitsprozesse effizienter und kostensparend gestaltet und so erleichtert und verbessert. Was genau heißt das im Detail? Wir geben eine Einführung zu CAFM-Programmen und ihren Vorteilen für die Gebäudetechnik.

Was genau bedeutet Computer Aided Facility Management (CAFM)?

CAFM-Programme oder -Softwarelösungen sollen eine Vielzahl unterschiedlicher Prozesse im Facility Management übernehmen oder automatisieren und bei der Umsetzung von Aufgaben unterstützen. Den Mitarbeitenden werden dadurch beispielsweise wichtige Informationen bezüglich ihrer Arbeitsbereiche und Aufgaben zugänglich gemacht. Bestandteile der CAFM-Programme sind zum einen die Datenbank, worin relevante Informationen gespeichert werden, und zum anderen eine Anwenderoberfläche, über welche die nötigen Informationen bereitgestellt werden. Aber wie genau funktionieren CAFM-Systeme?

Grundsätzlich wird zwischen zwei Varianten unterschieden:

  • Zentral verwaltete Systeme (Server)
  • Dezentral organisierte bzw. webbasierte Anwendungen

Der große Vorteil der zweiten Variante liegt in der Flexibilität, da hierbei von überall aus auf Daten zugegriffen und diese entsprechend verändert und erweitert werden können. Dies ist gerade dann nötig, wenn auch externe Dienstleister oder mehrere Niederlassungen an den Prozessen beteiligt sind. In diesem Fall muss gewährleistet sein, dass die CAFM-Programme die jeweiligen Lieferanten der Daten über Schnittstellen miteinander verbinden können, damit eine reibungslose Kommunikation jederzeit gewährleistet ist. Auch die Tatsache, dass Facility Manager*innen außerhalb des Betriebsstandorts auf die Daten zugreifen können, ist für viele Unternehmen ein wichtiger Faktor und bei dieser Variante gewährleistet.

Welche Funktionen haben CAFM-Programme?

Damit die von den verschiedenen Beteiligten eingespielten Daten korrekt verwendet werden können, muss die CAFM-Software diese Daten zunächst empfangen, um schließlich auch Benachrichtigungen auslösen und Prozesse starten können. Dafür ist eine Netzwerkanbindung nötig. Diese sollte über die nötige Sicherheit verfügen, da insbesondere Schnittstellen für Datentransfers häufig das Ziel von Hackerangriffen werden. Da es sinnvoll ist, Instandhaltungszyklen zu überblicken, sollte ein CAFM-System auch die Dokumentation bisher getätigter Dienstleistungen ermöglichen.

Bei der webbasierten Anwendung kann das CAFM-System auch zur Zuordnung von Arbeitsaufträgen und Koordination von Abläufen genutzt werden. Sowohl externe Dienstleister als auch Facility Manager*innen können diese dann beispielsweise einsehen und entsprechende Reparaturen oder andere Tätigkeiten veranlassen.

Welchen Nutzen haben CAFM-Systeme und welche Probleme lösen sie?

Facility Management Organisationen identifizieren immer wieder ähnliche Problemstellungen, weil Informationen fehlen, unkorrekt oder unzureichend verfügbar sind:

  • Mangelnde Budgetplanung für Instandsetzung und Wartung
  • Gewährleistungsfristen und Wartungszyklen
  • Details zu technischen und baulichen Anlagen
  • Mengenermittlung für Ausschreibungen (z. B. fehlende Flächenangaben)
  • Dokumentationshistorie
  • Der Verbrauch von Strom, Wasser etc. ist häufig nicht auf Bereiche, Nutzer und Zeiträume darstellbar
  • Generelle Basisinformationen für optimales Flächenmanagement

Betrachten wir die Potenziale und den Nutzen von CAFM-Programmen, wird deutlich, dass ein Großteil der Probleme von Facility-Management-Verantwortlichen durch entsprechende Softwarelösungen nachhaltig gelöst werden können. Welchen Nutzen haben also diese Systeme?

  • Kostentransparenz wird geschaffen
  • Flächennutzung wird optimiert (z. B. in den Bereichen Umzugsmanagement, Belegungsplanung und Raumplanung bzw. -optimierung)
  • Der Wert des Gebäudes / der Liegenschaft wird erhalten und bestenfalls gesteigert
  • FM-Prozesse werden effizienter, fehlerfreier und schneller durchgeführt
  • Informationen zu Bestands- und Prozessdaten sind jederzeit von überall verfügbar
  • Eine schnellere Reaktionsfähigkeit auf Anfragen zum Anlagen- und Gebäudebestand
  • Die Immobilie und ihre Facility-Management-Services profitieren von einer hohen Verfügbarkeit und Nutzungsqualität

Wie führe ich ein CAFM-Programm ein?

Folgen Sie dafür am besten diesen Schritten:

Bildung eines Projektteams aus verschiedenen Abteilungen

Ernennen Sie zunächst die Projektleitung und dessen Stellvertretung (bestenfalls mit Know-how im Facility Management und Projektmanagement), die mit den nötigen Handlungsvollmachten ausgestattet werden. Eine gute Option ist hier das Hinzuziehen von unabhängigen Beraterinnen und Beratern mit entsprechendem Fachwissen in den beiden Bereichen. Das kompetente Projektteam besteht idealerweise aus Mitarbeitenden unterschiedlicher Abteilungen – z. B. dem kaufmännischen, infrastrukturellen und technischen Facility Management sowie der IT-Abteilung und der Bau- bzw. Planungsabteilung. Die zukünftigen Anwenderinnen und Anwender sollten ebenfalls einbezogen werden, damit sie frühzeitig eine Akzeptanz für die neuen Systeme entwickeln und sich gut informiert fühlen.

Einbeziehen der Unternehmensleitung

Da die Unternehmensleitung für finanzielle und personelle Ressourcen sorgt und die Projektleitung mit Handlungsvollmachten ausstattet, sollte sie von Anfang an mit einbezogen werden. Die übergreifenden, strategischen Ziele wie Wettbewerbsfähigkeit, Qualitätsverbesserung, Kostenreduzierung und die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit sollten schließlich von der Leitung mitgetragen und gefördert werden.

Erstellung eines CAFM-Lastenheftes

In diesem Teil beginnt die Konzeptionsphase. Ein Lastenheft beinhaltet die Ziele des Projektes und des CAFM-Systems sowie die Anwendungsbereiche. Es muss also festgelegt werden, welche Prozesse durch das Programm hinsichtlich ihrer Abläufe, Qualität und Kosten analysiert und unterstützt werden sollen. Ein weiterer Bestandteil ist die Beschreibung der aktuellen IT-Umgebung. Aus den im Lastenheft beschriebenen Anwendungsbereichen werden anschließend die nötigen Funktionen abgeleitet.

Berechnung der Wirtschaftlichkeit

Da die Einführung eines CAFM-Systems ebenso mit Kosten verbunden ist wie die damit zusammenhängenden jährlichen Betriebskosten, ist eine Berechnung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses empfehlenswert.

Bei allen Schritten – von der Konzeption über die Auswahl des Systems bis zur Implementierung, Nutzung und Weiterentwicklung – lohnt sich ein Blick in die GEFMA Richtlinien mit den 400er Nummern. Denn die Vermeidung von Fehlern ist ein wesentlicher Faktor. Da jedes fünfte CAFM-System nach kurzer Zeit wieder abgeschafft oder abgelöst wird, ist unsere dringliche Empfehlung, den Fokus vor allem auf die projektbegleitenden Faktoren und die Berücksichtigung der einzelnen Schritte zu legen.

Fehlt beispielsweise eine verantwortliche Projektleitung, geht häufig die Konzentration auf maßgebliche Bestandteile des Projekts und deren zeitliche Priorisierung verloren. Zu guter Letzt empfehlen wir die Einführung eines Pilotprojektes, bei dem ein bestimmtes Gebäude oder ein Gebäudeteil repräsentativ ausgewählt wird. So können Sie beispielsweise die Anpassbarkeit der Software überprüfen, den nötigen Support durch die IT feststellen und auch die Nutzbarkeit der zur Verfügung gestellten Daten überprüfen.


#zukunftsmusik

Wo steht die Gebäudetechnik heute und wie sieht sie in Zukunft aus? Was sind aktuelle Trends und wie können sie sinnvoll und effizient eingesetzt werden? Finden Sie Antworten auf diese Fragen in anderen Beiträgen aus unserer Themenreihe #zukunftsmusik im wilo.de/blog:

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