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29.07.2021

Ausbildung & Fortbildung

Onboarding: So führen Sie Azubis in Ihren Betrieb ein

Man shaking hands over cardboard box in warehouse

Gute Willkommenskultur und umfassende Betreuung sind zum Ausbildungsstart unerlässlich. Letztere schafft nicht nur mehr Orientierung, Motivation und Selbständigkeit beim Azubi, sondern hilft auch dabei, ihn oder sie langfristig für den Betrieb zu gewinnen. Diese Onboarding-Tipps können Ihnen dabei helfen.

Die ersten Tage des Berufsstarts sind entscheidend: Beim sogenannten „Onboarding“ ("An-Bord-Nehmen") werden neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fachlich eingearbeitet und in das neue Team integriert. Vor allem bei Azubis ist ein erfolgreiches Onboarding wichtig. Wer als Betrieb jetzt alles richtig macht, sorgt nicht nur für ein hohes Maß an Motivation und Selbstständigkeit, sondern wird seinen Azubi auch langfristig im Unternehmen halten können – das zeigt eine Umfrage des Softwareanbieters Haufe unter 553 Personalverantwortlichen.

Demnach glauben 63 Prozent der Befragten, dass mit gutem Onboarding im ersten Jahr die Fluktuation neuer Angestellter deutlich verringert werden kann. Doch wie kann der optimale Start in das neue Unternehmen gelingen? Diese fünf Punkte helfen Ihnen dabei, Ihren neuen Azubi schnell und erfolgreich in den Betriebsalltag zu integrieren.

Botschaft am ersten Tag: „Du gehörst jetzt dazu!“

Schon der erste Ausbildungstag ist maßgeblich für ein gutes Onboarding. Ihre neue Auszubildende bzw. Ihr neuer Auszubildender wird sicherlich voller Aufregung, Neugier und Erwartungen auf diesen Tag hinfiebern. Ein herzlicher Empfang mit Begrüßungs- bzw. Orientierungsgespräch bietet hier den optimalen Start. Dabei stellt sich die Chefin bzw. der Chef sowie die oder der Ausbildungsverantwortliche kurz vor.

Hierbei bietet sich auch die Gelegenheit, über die Gepflogenheiten des Betriebs sowie über beidseitige Erwartungen und Wünsche zu sprechen. Ganz besonders wichtig ist: Der Neuankömmling soll sich sofort willkommen fühlen und direkt als neuen Teil des Unternehmens und des gesamten Teams verstehen.

Einmal um den Block: Die Betriebsführung

Bei einem ausführlichen Rundgang durch den Betrieb kann der oder die Auszubildende sich einen Überblick über alle Räumlichkeiten verschaffen und auch gleich weitere Kolleginnen und Kollegen kennenlernen. Begleitet wird er oder sie am besten von der oder dem Ausbildungsverantwortlichen und/oder einem „Onboarding-Buddy“ (siehe Punkt 4).

Dabei kann die Begleitperson auch den neuen Arbeitsplatz vorstellen und den Azubi mit notenwendigen Arbeitsutensilien ausstatten – etwa Arbeitskleidung, Werkzeuge, Soft- und Hardware sowie Passwörter und Zugänge. Tipp: Verbinden Sie das Schöne mit dem Nützlichen und organisieren Sie gleich ein spontanes Mittagessen gemeinsam mit den neuen Kolleginnen und Kollegen.

Die Begrüßungsmappe: Orientierung in der Informationsflut

Zum Ausbildungsstart prasseln viele neue Informationen auf die Auszubildende bzw. den Auszubildenden ein. Eine Willkommensmappe kann hier Orientierung schaffen. So erhält Ihr Azubi alle wichtigen Informationen, die er oder sie zum beruflichen Start in Ihr Unternehmen benötigt.

Unterlagen für die Begrüßungsmappe

  • Begrüßungsschreiben
  • Infos zur Ausbildung, etwa zum Ausbildungsablauf/Einarbeitungsplan, Ansprechpartner für die jeweiligen Abteilungen, ggf. Hilfe zum Ausfüllen des Berichtshefts
  • Infos zum Unternehmen, etwa Ihr Firmenleitbild oder eine Unternehmensbroschüre
  • Pausen- und Arbeitszeiten, etwa zur Arbeitszeiterfassung
  • Verhaltensnormen und Regeln zu Urlaubs- und Krankheitstagen
  • Infos zur Belegschaft und ihren jeweiligen Aufgaben sowie Telefon- und Notfallnummern
  • Infos zur Arbeitssicherheit, etwa über Brandschutzregeln oder das Verhalten im Notfall
  • Bedienungsanleitungen, etwa für Werkzeuge oder technische Geräte
  • Regelblätter, etwa zum Datenschutz oder für die Entsorgung von Abfällen und Wertstoffen
  • Leitfaden für die Außenpräsentation und den Umgang mit Kundinnen und Kunden
  • Infos über sonstige Angebote, etwa zum Jobticket, Möglichkeiten zur Weiterbildung etc.

Immer ein offenes Ohr: Der „Onboarding-Buddy“

Kommunikation ist das A und O beim Onboarding. Besonders wertvoll kann hier eine feste Bezugsperson während der gesamten Einführungsphase sein – ein sogenannter „Onboarding-Buddy“ (auch Onboarding-Pate/Patin). Mit ihr oder ihm bespricht der Azubi den Ausbildungsplan für die ersten Wochen und Monate und klärt alle offenen Fragen rund um die Ausbildung und das Unternehmen.

Darüber hinaus sollen die Gespräche auch Raum für Themen bieten, die sonst nicht angesprochen werden – etwa „Tabuzonen“ und Fragen, die dem Azubi als banal und nervend erscheinen könnten. Besonders zu empfehlen sind tägliche Fünf-Minuten-Gesprächen kurz vor Feierabend. Hier lassen sich Unklarheiten oder Missverständnisse unmittelbar aufklären. Darüber hinaus bieten regelmäßige Feedback-Gespräche zum Wochen- bzw. Monatsende Raum, um Vergangenes zu reflektieren und über neue Erwartungen und Ziele zu sprechen.

Das richtige Maß an Selbstständigkeit und Kontrolle

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser? Dieser Leitsatz gilt in der Ausbildung nur bedingt. Sicher ist: Mit der Berufsausbildung startet ein neuer (Arbeits-)Alltag mit Regeln, Absprachen und Terminen, an die sich viele Azubis erst gewöhnen müssen. Abhängig davon, wie selbstständig er oder sie auftritt und wie ausgelastet er oder sie wirkt, ist ein unterschiedliches Maß an Betreuung und Kontrolle gefragt.

Daran sollte sich beispielsweise auch die Entscheidung bemessen, wie häufig das Berichtsheft bzw. der Ausbildungsnachweis geprüft wird und welche Aufgaben der oder die Auszubildende alleine übernehmen darf. Entgegengebrachtes Vertrauen wirkt dabei besonders motivierend. Das Credo lautet daher: Hilfe und Aufsicht wo nötig, Verantwortung und Selbstständigkeit wo möglich.

Berufsstart von zu Hause: Tipps fürs digitale Onboarding

Mit der Corona-Pandemie hat auch das virtuelle Onboarding an Bedeutung gewonnen – insbesondere, wenn Kontaktbeschränkungen und Homeoffice- Regelungen die Betriebseinführung vor Ort unmöglich machen. Beim digitalen Onboarding gilt zunächst einmal nichts anderes als bei der persönlichen Mitarbeitereinführung. Hier empfiehlt sich in den ersten Wochen genauso ein Fahrplan, um das Unternehmen sowie Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen.

Da spontane Begegnungen zum „informellen“ Austausch jedoch nicht mehr möglich sind, empfehlen sich zusätzliche digitale Möglichkeiten – etwa ein stetiger Video-Chat als „virtuelles Großraumbüro“ oder gemeinsame digitale Mittags- und Kaffeepausen. Für situative Rückfragen können Sie Ihrem Neuankömmling einen „digitalen“ Onboarding-Paten bzw. eine „digitale" Onboarding-Patin zuweisen, der oder die bei Bedarf spontan erreichbar ist.