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17.06.2021

RECHT & VERBRAUCHER

Richtig Rechnungen schreiben: Diese Tipps sollten Sie kennen

Pay bills

Spätestens bei der alljährlichen Steuererklärung werden Rechnungen noch einmal überdacht: Steht wirklich alles drauf, was für das Finanzamt relevant ist? Müssen Rechnungsnummern fortlaufend sein? Ab wann gilt der Vorsteuerabzug? Damit Ihre Rechnungen rechtssicher sind und alle nötigen Angaben enthalten, haben wir Ihnen einen kurzen Leitfaden speziell für Handwerkerinnen und Handwerker zusammengestellt. Das sollten Sie als Handwerkerin oder Handwerker wissen.

Welche Pflichtangaben müssen auf der Rechnung stehen?

Für Rechnungen im Handwerk gibt es ein vorgegebenes Schema, welches im § 14 Abs. 4 i.V.m. und im § 14a Abs. 5 UstG geregelt ist.

Für Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag von mindestens 250,- Euro brutto gilt:

  • Name und Anschrift des Unternehmens. Wichtig hierbei ist die richtige Firmierung der Firma.
  • Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Steuernummer. Diese Informationen werden normalerweise in der Fußzeile aufgeführt.
  • Name und Anschrift des jeweiligen Kunden, beziehungsweise des Rechnungsempfängers.
  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer.
  • Der Zeitpunkt der erbrachten Leistungen beziehungsweise Lieferung von Materialien. Hierbei handelt es sich um das Datum, zu dem die Arbeiten abgeschlossen wurden.
  • Das Zahlungsziel der Rechnung. Das ist der spätmöglichste Zeitpunkt zur Begleichung des offenen Rechnungsbetrags.
  • Die genaue Bezeichnung der Rechnungsposten sowie eine fortlaufende Nummerierung. Zusätzlich muss die Menge der Produkte bzw. Leistungen und Zeitaufwand, der Einzelpreis und der Gesamtpreis angegeben werden.
  • Die Rechnungssumme als Netto- und Bruttobetrag inklusive des berechneten Steuerbetrags.
  • Die Bankverbindung des Rechnungsstellers.
  • Zusätzlich können Angaben des Adressaten bezüglich der Steuerschuld angegeben werden.
  • Hinweis auf Aufbewahrungspflichten bei Rechnungen an Privatpersonen.

Nur so kann das Finanzamt sicherstellen, dass jede Rechnung nur einmal geschrieben wurde. Eine Unterschrift ist hingegen nicht nötig.

Für Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag 250,- Euro brutto gelten die Vorgaben der Kleinbetragsrechnung:

  • Name und Adresse des rechnungsstellenden Unternehmens
  • Rechnungsdatum
  • Auflistung aller erworbenen Produkte, inklusive Mengenangabe
  • eventuelle Dienstleistungen detailliert auflisten
  • Brutto-Rechnungsbetrag
  • Steuersatz
  • bei Kleinunternehmern: Hinweis auf § 19 UStG und Ausweisung des Nettobetrages

Wie stelle ich eine Rechnung als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer?

Generell haben Kleinunternehmerinnen und -unternehmer in Bezug auf die Buchhaltung weniger Pflichten als ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen. Die Buchhaltung soll für kleine Betriebe nicht nur vereinfacht, sondern auch mit weniger Steuerabgaben verbunden sein, da sie meist unter einer bestimmten Umsatzgrenze liegen. Ebenso wie Unternehmen sind auch Kleinunternehmen verpflichtet, eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten zu stellen.

Für Rechnungen von Kleinunternehmerinnen und -unternehmern:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kleinunternehmers und des Rechnungsempfängers.
  • Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
  • Das Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum.
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer.
  • Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang der Leistungen.
  • Das (monatsgenaue) Liefer- oder Leistungsdatum – kann auch durch einen Hinweis ersetzt werden, wenn Liefer-/Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen.
  • Hinweis auf den Grund der fehlen Umsatzsteuer-Angaben.

Achten Sie als Kleinunternehmerin oder -unternehmer unbedingt darauf, auf der Rechnung keinen Umsatzsteuer-Betrag aufzuführen, denn diese dürfen Sie nicht einfordern. An dieser Stelle ist es entscheidend, den Zusatz „Keine Anrechnung von Umsatzsteuer gemäß Kleinunternehmerregelung (§ 19 Abs. 1 UStG)” mitaufzuführen.

Und sonst? Diese Tipps sollten Sie außerdem beachten

Zusätzlich zu den vorgegebenen Pflichtangaben in einer Handwerksrechnung müssen Sie an die Aufbewahrungspflicht denken. Diese beträgt für steuerrelevante Geschäftsunterlagen, in diesem Falle Rechnungen, zehn Jahre. Außerdem können Sie in der Rechnung auch die Kundin oder den Kunden auf die Aufbewahrungspflicht der Rechnung aufmerksam machen. Für den Rechnungsempfänger gilt eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren.

Um die Gesamtbeträge der Rechnungen später besser nachvollziehen und Fragen, ohne in Panik zu geraten, schneller beantworten zu können, sollten die Kosten für das benötigte Material und die aufkommenden Arbeitsstunden getrennt voneinander angegeben werden.

Zudem ist dies extrem wichtig, damit das Finanzamt bei einer Steuererklärung oder beim Jahresabschluss Ihrer Kundinnen und Kunden die Kosten der erbrachten Leistungen anerkennt. Warum ist das wichtig? Rechnungsempfänger können diese Ausgaben gemäß dem „Handwerkerbonus“ von der Steuer absetzen. Betroffen sind jedoch nur die Lohnkosten, nicht die Materialkosten.

Gibt man in einer Handwerksrechnung also beide Posten zusammen an, weist das Finanzamt diese Rechnung unter Umständen zurück.

Für Bauhandwerkerinnen und -handwerker gelten besondere umsatzsteuerliche Regelungen. Stellen Sie also Leistungen für ein Bauunternehmerin oder einen Bauunternehmer in Rechnung, müssen Sie folgende Vorgaben auf der Rechnung beachten:

  • Führen Sie als selbstständige Person Leistungen am Betriebsgelände eines Bauunternehmens durch, muss die Rechnung die Umsatzsteuer aufweisen.
  • Beauftragt Sie ein Bauunternehmen, um Leistungen am Betriebsgebäude einer Kundin oder eines Kunden durchzuführen, da die Kapazitäten des Bauunternehmens für diesen Auftrag beispielsweise schon ausgeschöpft sind, dürfen Sie als Subunternehmerin bzw. -unternehmer keine Umsatzsteuer auf der Rechnung aufführen.