Digitalisierung ist Zukunft – auch im Handwerk. Ein digitales Warenwirtschaftssystem kann den Alltag für die Handwerksbetriebe erleichtern. Open-Source-Systeme bieten sich an, sind sie doch immerhin kostenlos – zumindest in der Anschaffung. Warum sich ein digitales Warenwirtschaftssystem für Sie lohnen könnte, wo die Kosten lauern und welche Förderprogramme Ihnen unter die Arme greifen: ein Überblick.

Für den Mittelstand heißt Digitalisierung nicht mehr nur, Rechnungen per E-Mail statt per Post zu verschicken. Von der Kontaktaufnahme zum Kunden über die Angebotserstellung bis hin zur Lagerverwaltung werden Prozesse durch die Digitalisierung automatisiert und damit enorm beschleunigt: Drei Klicks zur Rechnungserstellung, 30 Sekunden, um den Lagerbestand zu checken, Kundinnen- und Kundendaten in Windeseile heraussuchen. Papierwüste ade, willkommen in der digitalen Welt!

„Open Source“: Das Zauberwort für kleinere und mittelständische Betriebe

Bis vor einigen Jahren war ein komplett digitales und umfassendes Warenwirtschaftssystem für kleinere Betriebe des Fachhandwerks kaum zu bezahlen. Doch mittlerweile hat sich das geändert. Kostenlose, frei zugängliche Warenwirtschaftssysteme – so genannte Open-Source-Systeme – machen‘s möglich. Aber: Nicht jedes Open Source System bietet dieselben Funktionen. Einige Programme lassen Zeiterfassung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu, andere können sogar Newsletter verschicken. Hier kommt auch der Unterschied von ERP- und CRM-Systemen zum Vorschein: ERP steht für Enterprise Resource Planning, also Geschäftsressourcenplanung. CRM steht für Customer Relationship Management, also für Kundenbeziehungsmanagement.

Damit ein Warenwirtschaftssystem den eigenen Anforderungen oder denen von Handwerksbetrieben entspricht, bedarf es in aller Regel einiger Anpassungen. Diese können IT-Dienstleister umsetzen. Hier heißt es: vergleichen! Denn genau wie im Fachhandwerk gibt‘s auch in der IT teurere und günstigere Anbieter, was sich gegebenenfalls auf Qualität und Schnelligkeit in der Umsetzung auswirkt.

Welche Open-Source-Warenwirtschaftssysteme gibt's?

• Odoo
• ERPNext
• OpenZ
• Fakturama
• Xentral
• Weitere Open-Source-Warenwirtschaftssysteme finden Sie hier und hier.

Die große Frage: Welches Warenwirtschaftssystem passt?

Welches das richtige Open-Source-Warenwirtschaftssystem ist, kann pauschal gar nicht beantwortet werden: Jeder Betrieb hat eigene Prozesse, eigene Vorstellungen von Funktionalitäten und eigene Ideen, wie Prozessautomatisierung optimiert werden kann. Das richtige Vorgehen ist, sich beraten zu lassen und möglichst vor der Entscheidung einen Einblick in das System, die Benutzeroberfläche und die Handhabung zu bekommen.

Eine weitere Empfehlung ist, sich zukunftsorientiert für ein Warenwirtschaftssystem zu entscheiden: Vielleicht benötige ich heute noch keine Zeiterfassung – doch wie sieht es in drei, vier Jahren aus? Das Wachstum eines Handwerksbetriebs kann durchaus mehr Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem stellen.

Monatlicher Beitrag und Einrichtung: Wo die Kosten lauern

Alle Daten gesammelt an einem Ort, auf einen Blick – schneller, effizienter und unkomplizierter. Und dabei erschwinglich auch für den kleinen Betrieb. Aber wie es häufig so ist, ist natürlich nicht alles kostenlos: So mag die Anschaffung des Programms kostenfrei sein, doch in der Regel verlangen Open-Source-Anbieter einen monatlichen Beitrag pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, die oder der das System verwendet. Die Beiträge schwanken natürlich, doch halten sie sich mit rund 30 Euro im Monat pro Benutzerin und Benutzer in einem auch für kleinere Betriebe bezahlbaren Rahmen. Je nach Funktionalitätsumfang kann es aber auch teurer werden.

Einen größeren Posten stellt die Einrichtung des Programms für Handwerksbetriebe dar, doch hier wird mittleren und kleinen Betrieben in vielerlei Hinsicht unter die Arme gegriffen. Förderungen helfen Ihnen!

Finanzielle Unterstützung: Bund und Land fördern Ihre persönliche Digitalisierungsoffensive

IT-Dienstleistungen sind für mittelständische Handwerksbetriebe oftmals eine große Hürde. So fallen nicht nur hohe Softwarekosten an, sondern auch Dienstleistungskosten für die Einrichtung und Wartung der Software. Hier können durchaus hohe Summen entstehen – doch heutzutage öffnet sich die digitale Welt auch dem Mittelstand. Dafür sorgen auch Bund und Länder: Das mittelständische Fachhandwerk profitiert von Förderprogrammen wie etwa vom Programm „go-digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Um finanzielle Unterstützung zu erhalten, müssen Sie sich allerdings an autorisierte Beratungsunternehmen wenden.

Es lohnt sich, auch auf Förderungen der einzelnen Bundesländer zu schauen: Für Baden-Württemberg gibt‘s beispielsweise eine Digitalisierungsprämie im Zuge eines Darlehens der L-Bank. Bayern vergibt den Digitalbonus in Höhe von bis zu 10.000 Euro für die Digitalisierung von kleinen und mittleren Unternehmen und sogar bis zu 50.000 € für Maßnahmen mit besonderem Innovationsgehalt. Ganz ähnliche Unterstützungen bieten noch viele andere Bundesländer an, darunter Nordrhein-Westfalen mit der Initiative „Mittelstand.innovativ!“ oder Niedersachsen mit der „Niedrigschwelligen Innovationsförderung für KMU und Handwerk“ . Eine umfangreiche Auflistung von Förderprogrammen finden Sie beispielsweise hier.