Oznámení společnosti WILO CS ohledně ochrany údajů

Prostřednictvím tohoto oznámení bychom vám rádi poskytli přehled o způsobu zpracování vašich osobních údajů společností WILO CS v České a Slovenské republice a vašich právech v rámci právních předpisů o ochraně údajů. Podrobnosti zpracovávaných údajů a způsob jejich použití závisí na dohodnutém smluvním vztahu nebo jiných dohodnutých službách.

Správce

WILO CS – dále jen „společnost Wilo“
Obchodní 125
25101 Čestlice

telefon: +420 234 098 711

e-mail: info.cz@wilo.com

webová stránka: www.wilo.cz

Pověřenec pro ochranu osobních údajů společnosti WILO CS, Česká republika

WILO CS, s.r.o. a WILO CS s.r.o., organizačná zložka
Obchodní 125
25101 Čestlice

Česká a Slovenská republika

e-mail: data-privacy.cz@wilo.com a data-privacy.sk@wilo.com

Použití údajů

Zpracováváme osobní údaje, které získáme od zákazníků, dodavatelů a dalších třetích stran v rámci obchodního vztahu. Je-li to v rámci poskytování našich služeb nutné, zpracováváme také osobní údaje, které získáme přípustným způsobem z veřejně dostupných zdrojů (jako internet) nebo které nám byly poskytnuty společnostmi skupiny Wilo Group či jinou třetí stranou.

Příslušnými osobními údaji se rozumí osobní údaje (jméno a příjmení, adresa a jiné kontaktní údaje kontaktních osob zákazníků, dodavatelů a jiných třetích stran). Kromě toho sem mohou patřit také údaje z objednávek (např. informace o platbách nebo objednávkách), údaje týkající se plnění našich smluvních závazků, informace o finanční situaci (např. úvěrové kontroly), údaje z reklamy a prodeje, údaje získané z obchodní dokumentace (např. odborné protokoly) a ostatní údaje podobné výše uvedeným kategoriím.

Účel zpracování

Osobní údaje zpracováváme v souladu s ustanoveními evropského obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).

Plnění smluvních závazků (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)

Zpracování údajů probíhá v rámci našich obchodních transakcí a služeb jako součást plnění smluv uzavřených s našimi zákazníky, dodavateli a třetími stranami nebo v rámci provádění předsmluvních opatření na vyžádání. Účel zpracování údajů se týká konkrétního produktu (např. doručení zboží, poradenství, služby) a může zahrnovat analýzu potřeb, poradenství a provádění transakcí. Další podrobnosti týkající se účelu zpracování údajů jsou uvedeny v příslušné smluvní dokumentaci a smluvních podmínkách.

Vyváženost zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

V případě potřeby vaše osobní údaje zpracováváme nad rámec aktuálního plnění smlouvy za účelem ochrany našich oprávněných zájmů nebo zájmů třetích stran:

kontrola a optimalizace postupů analýzy požadavků pro přímý přístup k oslovení zákazníků, budování silných a udržitelných vztahů se zákazníky, dodavateli a třetími stranami prostřednictvím účinné komunikace, zajištění vysoké úrovně transparentnosti, reklama nebo průzkum trhu a průzkum veřejného mínění, pokud jste proti tomuto účelu zpracování údajů nevznesli námitku, opatření na kontrolu podnikání a další rozvoj služeb a výrobků, konzultace a výměna údajů s kreditními institucemi s cílem vyhodnotit kreditní rizika, řízení rizik v rámci skupiny Wilo Group, uplatnění právních nároků a obhajoby v případě právních sporů, zajištění bezpečnosti a provozu informačních technologií ve společnosti, kamerový monitorovací systém k zajištění práv ochrany budov a shromažďování důkazů v případě vloupání či krádeže a další opatření k zajištění práv ochrany budov, opatření k zajištění bezpečnosti budovy a závodu (např. kontrola přístupu), prevence a vyšetřování trestných činů, přeshraniční podnikání, mezinárodní projekty.

Udělení vašeho souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

Pokud jste udělili souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro konkrétní účely (např. informační zpravodaj, hodnocení nákupního chování pro marketingové účely, registrace na portálech a v aplikacích, účast v průzkumech), zakládá se zákonnost zpracování těchto údajů na vašem souhlasu. Udělený souhlas lze kdykoliv odvolat s platností do budoucna. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost údajů zpracovaných před odvoláním tohoto souhlasu.

Právní požadavky (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) nebo veřejný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)

Jako mezinárodní společnost podléháme různým právním závazkům a požadavkům (např. daňové právo, právní předpisy v oblasti boje proti praní peněz). Účely zpracování údajů zahrnují např. úvěrovou kontrolu, ověření totožnosti, ochranu proti podvodům a praní peněz, hodnocení a řízení rizik v rámci obchodní skupiny.

Příjemci údajů

V rámci naší organizace mají přístup k vašim údajům pouze takové subjekty, jež je potřebují k plnění smluvních a právních závazků. Pro stejné účely mohou údaje obdržet také naši poskytovatelé služeb a zprostředkovatelé. Těmito poskytovateli služeb mohou být společnosti v oblasti informačních technologií, logistiky, služeb tisku, telekomunikace, vymáhání dluhů, poradenství, prodeje a marketingu.

Pokud jde o předávání údajů příjemcům mimo naši společnost, všichni naši zaměstnanci nakládají s osobními údaji v souladu s postupy ochrany a důvěrnosti údajů a jsou obeznámeni s platnými nařízeními o ochraně osobních údajů.

Vaše údaje předáváme pouze v případě, že to vyžadují právní předpisy, nebo s vaším souhlasem. Za těchto podmínek mohou příjemci osobních údajů být:

Veřejné subjekty a orgány (např. daňové orgány, donucovaní orgány) v případě výskytu zákonné nebo regulační povinnosti.

Ostatní společnosti nebo společnosti v rámci skupiny, kterým poskytujeme osobní údaje za účelem podnikání (v závislosti na smlouvě, např. rozesílání katalogů, úvěrové agentury atd.).

Ostatní společnosti v rámci skupiny za účelem řízení rizik z důvodu zákonné nebo regulační povinnosti.

Ostatními příjemci údajů mohou být ti, pro něž jste nám udělili svůj souhlas s předáním údajů.

Předávání údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci

Předávání údajů do kanceláří v zemích mimo Evropskou unii (tzv. třetích zemí) se uskuteční, pokud:

je to nezbytné k zajištění vaší objednávky (např. doručení katalogů, výroba, objednávka služeb), je to vyžadováno právními předpisy (např. povinnost daňového výkaznictví), jsme oprávněni tak učinit (protože jste nám k tomu udělili souhlas nebo na naší straně existuje oprávněný zájem).

Kromě toho společnost Wilo nepředává žádné osobní údaje do třetích zemí ani mezinárodním organizacím. Společnosti Wilo však ke splnění určitých úkolů slouží poskytovatelé služeb, kteří většinou rovněž využívají vlastní poskytovatele služeb, jež mohou mít své sídlo, dceřinou společnost či datové středisko ve třetí zemi. Evropská komise rozhodla, že předání údajů je povoleno, pokud ve třetí zemi existuje odpovídající úroveň ochrany údajů (článek 45 GDPR).

Nepřijme-li Evropská komise takové rozhodnutí o odpovídající ochraně, smí společnost Wilo nebo poskytovatel služeb předat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci pouze za předpokladu, že existují vhodné záruky (např. Evropská komise nebo kontrolní orgán vydají v konkrétním řízení standardní smluvní doložky) a že je zároveň dostupná účinná právní ochrana a vymahatelná práva. Společnost Wilo má s těmito poskytovateli služeb smluvně ujednáno, že jejich zásady ochrany údajů budou vždy v souladu s ochranou údajů na evropské úrovni.

Upozornění: Při předávání údajů do USA platí, že standardní doložky o ochraně údajů a závazná podniková pravidla nezaručují, že je předávání údajů do Spojených států chráněno podle GDPR nebo vyňato ze soudního stíhání na základě stávající judikatury Soudního dvora Evropské unie.

Doba uložení

Vaše osobní údaje zpracováváme a ukládáme na dobu nezbytně nutnou k plnění našich smluvních a právních závazků. Je třeba podotknout, že náš obchodní vztah je dlouhodobým závazkem na mnoho let.

K pravidelnému výmazu údajů dojde v případě, že tyto údaje již nejsou vyžadovány k plnění smluvních nebo právních závazků, není-li jejich dočasné zpracování nutné k těmto účelům:

Plnění obchodních nebo daňových požadavků na uložení údajů. Doba uložení a archivace dokumentů je šest až deset let.

Uchovávání důkazů v rámci zákonné promlčecí lhůty, přičemž běžná promlčecí lhůta činí 3-5 let.

Právo na soukromí

Každý subjekt údajů má právo na přístup k informacím podle článku 15 GDPR, právo na opravu podle článku 16 GDPR, právo na výmaz podle článku 17 GDPR, právo na omezení zpracování podle článku 18 GDPR, právo vznést námitku podle článku 21 GDPR a právo na přenositelnost údajů podle článku 20 GDPR. Kromě toho existuje právo odvolat se k příslušnému dozorčímu orgánu pro ochranu údajů.

Svůj souhlas se zpracováním osobních údajů můžete kdykoli odvolat. To platí rovněž pro odvolání souhlasu, který jste nám udělili před vstupem obecného nařízení o ochraně osobních údajů v platnost, tedy před 25. květnem 2018. Upozorňujeme, že odvolání souhlasu má účinky pouze do budoucna. Zpracování údajů, které proběhlo před odvoláním souhlasu, tímto není ovlivněno.

Práva vznést námitku

Konkrétní právo vznést námitku

Z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace máte právo kdykoli zabránit zpracování vašich osobních údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR (zpracování údajů ve veřejném zájmu) nebo čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (zpracování údajů na základě vyváženosti zájmů).

Vznesete-li námitku, nebudeme nadále zpracovávat vaše osobní údaje, ledaže bychom prokázali, že nad vašimi zájmy, právy a svobodami převažují závažné oprávněné zájmy nebo že zpracování údajů slouží k účelům uplatňování práv či na obranu právních nároků.

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů pro marketingové účely

V jednotlivých případech zpracováváme vaše osobní údaje pro účely přímé poštovní reklamy. Máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů k těmto marketingovým účelům. Pokud podáte námitku proti zpracování údajů pro účely přímého marketingu, nebudeme již nadále vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávat. Námitka může mít volnou formu a měla by být zaslána výše uvedenému pověřenci pro ochranu osobních údajů správce.

Poskytování údajů

V rámci našeho obchodního vztahu musíte poskytnout takové osobní údaje, které jsou potřebné k zahájení obchodního vztahu a plnění jeho příslušných smluvních závazků nebo které jsme povinni shromažďovat podle právních předpisů. Bez těchto informací nebudeme v některých případech schopni s vámi uzavřít smlouvu.

Děti

Děti by neměly společnosti Wilo předkládat žádné osobní údaje bez souhlasu rodiče nebo zákonného zástupce. Z tohoto důvodu společnost Wilo doporučuje všem rodičům a zákonným zástupcům, aby své děti poučili o bezpečném a zodpovědném používání osobních údajů, zejména na internetu. Společnost Wilo nebude v žádném případě vědomě shromažďovat, používat ani jinak zveřejňovat osobní údaje o dětech.

Platnost od prosince 2020

Upozorňujeme, že toto prohlášení může být v budoucnu doplněno nebo pozměněno z důvodu právních či jiných požadavků. Pravidelně se informujte o jeho stavu.